بررسی تاثیر بکارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری کارکنان

چکیده: در شرایط دائماً در حال تغییر ما نیز باید تغییر نمائیم ، و گر نه بهای سنگینی  بابت عدم  تغییر پرداخت خواهیم کرد. ( دکترنوردال، رئیس اتحادیه جهانی علم و بهره وری: پیام مدیریت). امروزه ارتباطات ومکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی، به دلیل گسترش و توسعه روز افزون تغییرات فناوری در جهان و نیز افزایش سریع تغییرات محیطی و لزوم پاسخگویی سریع و مناسب سازمان به این تحولات کاملاً متحول شده است. بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین ، از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره  فراهم می سازد. مسلماً با تسهیل فرایند انجام کارها ، یکی از اهداف هر سازمان که همانا رضایت ارباب رجوع و افزایش بهره وری منابع انسانی است ، حاصل می شود. بنابراین تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی ، ۲ شاخص کارایی و اثربخشی را نیز در بر دارد و چون بهره وری تلفیقی از کارایی: درست انجام دادن کارها و یا انجام دادن کارهای درست و اثر بخشی: کارهای درست انجام دادن و یا انجام دادن کارهای درست است ، یعنی هم متضمن کارایی است و هم اثر بخشی (صرافی زاده و علیپور،۱۳۸۸) . بهره وری یعنی استفاده بهینه از منابع گوناگون جهت تولید کالاها و خدماتی که رضایت مصرف کنندگان را جلب کند، رضایت شغلی کارکنان را به حداکثر برساند و مطلوبیت زندگی کارکنان را در همه ابعاد آن، افزایش دهد. به طور کلی بهره وری مفهومی است که برای نشان دادن نسبت درون داد بر برون داد یک فرد ، واحد و سازمان یا یک ملت به کار گرفته می شود. در این صورت اگر میزان تولید و خدمات یک سازمان بیش از مجموعه میزان نیروی کار ،سرمایه ، مواد و وسایلی باشد که به کار گرفته است ، می گوئیم سازمان مورد نظر ، بهره وری دارد. یکی از عواملی که می تواند در افزایش بهره وری نقش مهمی ایفا کند، تکنولوژی اطلاعات است. از عمده دلایل کاربرد تکنولوژی اطلاعاتی در محیط های اداری ، افزایش بهره وری کسانی است که در این ادارات کار می کنند.

تعریف واژه ‏ها و اصطلاحات فنی و تخصصی (به صورت مفهومی و عملیاتی):
اتوماسیون  اداری ( Office  Automatic ):
 مکانیزمی است در راستی بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کارا بر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی  مکاتبات در سطح سازمان ، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده ، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان ، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری ، اعمال کنترل مناسب بر کاربران ، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات ، بهبود ارتباطات درونی سازمانی .(تعریف عملیاتی)
اتوماسیون اداری ، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است.(تعریف مفهومی)

بهره وری :
بهره وری خارج قسمت ستاده به یکی از عوامل تولید است بدین ترتیب می توان از بهره وری سرمایه ، بهره وری سرمایه گذاری ، بهره وری سود، خام و نیروی انسانی ، بسته به این که ستاده در ارتباط با کدامیک از عوامل تولید باشد ، نام برد.(تعریف عملیاتی)
بهره وری در لغت به معنی قدرت تولید و بارور بودن و مواد بودن به کاررفته و در ادبیات فارسی بهره وری ، با فایده بودن و سود برندگی معنی شده است.(تعریف مفهومی)

مقدمه :

 اتوماسیون اداری که هدیه صنعت فن آوری اطلاعات  ITبه بروکراسی اداری است ، ایده ای نوین است که عمر آن در ایران به بیش از یک دهه نمی رسد (رحیمی کیا و همکاران ،۱۳۹۰). اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت های اداری می باشد که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت های سازمان ، افزایش بهره وری ، افزایش سودآوری ، بهینه سازی کارکنان ، بهبود سرعت که منجر به بازده در اداره می شود .
بخشی ازعمده ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می گیرد و نرم افزارهای اتوماسیون به گونه ای طراحی و تولید گردیده اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تامین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند . امروزه کامپیوترها در زمینه های بسیاری از جهت سرعت و دقت از انسان ها پیشی گرفته اند آن ها می توانند مسایل ساده و تکراری به سرعت و با حوصله حل کنند و محاسبات پیچیده را انجام دهند(شیخ بکلو ، بدون نیاز به حضور فیزیکی و مستمر انجام داد که این ویژگی بر کوتاه شدن فواصل زمانی و مکانی به عنوان یک ابر شاهراه تاکید دارد. سیستم های اتوماسیون اداری از این طریق موجب آسان شدن روند اداری و افزایش بازده نیروی انسانی و مدیریت می شوند. در مطالعه انجام شده جهت بررسی اثرات فناوری اطلاعات و ارتباطات بر رشد بهره وری نیروی کار در اقتصاد ایران ، . با توجه به  راه اندازی  اتوماسیون اداری به صورت رسمی در بسیاری از سازمانها و تاکیدات مکرر مسئولین جهت استفاده از این تکنولوژی این سئوال پیش می اید که آیا بکارگیری این روش توانسته است تاثیری در بهبود ارائه خدمات نوین و بهره وری کارکنان داشته باشد و هم چنین آیا با صرف هزینه های نسبتاً بالا جهت تجهیز به سیستم اتوماسیون اداری در جهت مکانیزه نمودن هر چه بیشتر سیستم اداری  به استفاده بهتر از نیروی کار و افزایش بازده فردی پرسنل و استفاده از زمان به جهت کارائی بیشتر و کیفیت بهتر مدیریت و هم چنین اثر بخشی نائل شده است یا نه؟

اهمیت و ضرورت انجام تحقیق :
تغییر و تحولات بین المللی  وسرعت این تغییرات دولتها را بر آن داشته است تا در راستای کسب مزیت رقابتی در عرصه بین المللی ، دور نمای استراتژیک حرکت های خود را ترسیم نمایند . ترسیم چشم انداز در حقیقت آینده دور یک کشور و بیانگر ارزشها ، آرمانها و تفکرات سیاستگزاران کشور می باشد . تصمیمات استراتژیک و ملی مبنی بر ایجاد دولت الکترونیکی ، چشم انداز ایران ۱۴۰۰ و به تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز و تبیین اهداف و سیاست های کلی و اجرایی در برنامه چهارم توسعه و تبیین چالشها و راهکار های دستیابی به اهداف ، الزام های دهکده جهانی در امر ارتباطات ، استاندارد سازی عملیات و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقمندی ایران به ورود در جرگه کشور های عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا ، حضور چشمگیر ایران در سازمانها و مجامع بین المللی وتاکید بند چهارم سند فرابخشی بر گسترش  آگاهی عمومی و توسعه فن آوری و تحقیقات ، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی می نهند که روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنها است ۱۹۹۷)،Khaki). استفاده از سیستم اتوماسیون اداری علاوه بر این که باعث افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت و یا نیروی کار می شود باعث موارد دیگری از قبیل کنترل بهتر برکار ، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار – تبدیل اطلاعات از یک شکل به شکل دیگر صورت می گیرد – سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود – نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات – به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام یک سری کار خاص رضایت شغلی آنها افزایش می یابد رضایت بیشتر مشتری به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع (رحیمی کیا و همکاران ،۱۳۹۰). حال آن که بررسی ها نشان داده بین سرمایه گذاری و تکنولوژی اطلاعات یا سیستمهای اتوماسیون اداری وبازده موسسات و بهره وری نیروی انسانی ارتباط دوسویه مثبتی وجود دارد. تکنولوژی اطلاعات منجر به افزایش توانایی سازمان ها و در نتیجه، افزایش تنوع محصولات و بهبود کیفیت و جلب رضایت مشتری میگردد(۲۰۰۴،Turban).

در زمینه ارزیابی تاثیر به کارگیری سیستم های اتوماسیون اداری بر متغیرهای اقتصادی بنگاه ها و سازمان های دولتی و خصوصی ، مطالعات بسیار اندکی صورت گرفته است ، این در حالی است که در کشورهای مختلف جهان از جمله ایران ، مطالعات بسیاری در زمینه تاثیرات فناوری اطلاعات (IT) و فناوری اطلاعات و ارتباطات (ICT) بر متغیرهای اقتصادی نظیر بهره وری ، رشد اقتصادی و غیره در سطوح مختلف فعالیتی به ویژه در سطح کلان ، انجام گرفته است(نوروزیان قره تکان و همکاران،۱۳۹۰). محیط پر رقابت کسب و کار و دگرگونی های آن در دهه ۱۹۶۰ و نیز جهانی شدن اقتصاد و تبدیل سیستم های اقتصادی و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی بر پایه دانش و اطلاعات ، لزوم توجه به سیستم های اطلاعاتی را مضاعف ساخت . به همین جهت از دهه ۶۰ میلادی ، استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری که نوع خاصی از سیستم های اطلاعاتی هستند ، روز به روز اهمیت بیشتری یافت(یزدانی و همکاران،۱۳۸۹). اتوماسیون اداری ترکیبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل امور مرتبط با فعالیت های اداری می باشد که دارای مزایایی از قبیل پشتیبانی از اهداف و رسالت های سازمان ، افزایش بهره وری ، افزایش سود آوری ، بهینه سازی کارکنان ، بهبود سرعت که منجر به بازده در اداره می شود . بخشی از عمده ترین اطلاعات در گردش هر سازمان در قالب مکاتبات داخلی و خارجی سازمان صورت می گیرد و نرم افزارهای اتوماسیون به گونه ای طراحی و تولید گردیده اند تا بتوانند تمام نیازهای سازمان را تامین کرده و لذا یک سیستم یکپارچه گردش اطلاعات تولید کنند. امروزه کامپیوترها در زمینه های بسیاری از جهت سرعت سرعت و دقت از انسان ها پیشی گرفته اند آن ها می توانند مسایل ساده و تکراری را به سرعت و با حوصله حل کنند ومحاسبات پیچیده را انجام دهند . اتوماسیون اداری مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی ، سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هر دو صورت شفاهی و کتبی است (شیخ بکلو،۱۳۹۱). واژه بهره وری برای نخستین بار به وسیله فرانسوا کنه ریاضیدان و اقتصاد دان طرفدار مکتب فیزیوکراسی (حکومت طبیعت) به کار برده شده . کنه با طرح جدول اقتصادی اقتدار هر دولتی را منوط به افزایش بهره وری در بخش کشاورزی می داند.در سال ۱۸۸۳ فرانسوی دیگری به نام لیتر بهره وری را دانش و فن تولید تعریف کرد. در سال ۱۹۵۰ سازمان همکاری اقتصادی اروپا به طور رسمی بهره وری را چنین تعریف کرد بهره وری حاصل کسری است که تقسیم مقدار یا ارزش محصول بر مقدار یا ارزش یکی از عوامل تولید به دست می آید . سازمان بین المللی کار بهره وری را چنین تعریف کرده است بهره وری عبارت است از نسبت ستاده به یکی از عوامل تولید (زمین ، سرمایه ، نیروی کارو مدیریت) (رحیمی کیا و همکاران ،۱۳۹۰). به کارگیری فناوری اطلاعات و ارتباطات در کشور آمریکا طی دوره ۹۵-۱۹۷۳، منجر به ۴/۱ درصد رشد بهره وری نیروی کار شده است. در کشور انگلستان ، تعمیق سرمایه مربوط به فناوری اطلاعات و ارتباطات و رشد بهره وری کل عوامل تولید این نوع فناوری ها طی سال های پایانی دهه ۱۹۹۰، منجر به رشد بهره وری نیروی کار در این کشور شده است. فناوری اطلاعات و ارتباطات به طور قوی بهره وری کار را در کشورهای اروپای شرقی و مرکزی افزایش داده و بیشترین تاثیر را بر همگرایی کشورها در دهه ۱۹۹۰ داشته است (نوروزیان قره تکان ،۱۳۹۰). با توجه به این که اتوماسیون اداری، بهترین ابزار برای رسیدن به راهکارهای مفید، جهت صرفه جویی در زمان و استفاده بهینه از امکانات موجود در سازمان میباشد. از همین رو است که راه حلهای مکانیزه به گردش مکاتبات سازمان سرعت بخشیده و همچنین مدیریت بر گردش کارها را میسر میسازد. در این فرایند، مکاتبات کاغذی، صرفه جویی و استفاده  بهینه از زمان و افزایش بهره وری عملی می گردد بنابراین تاثیربه کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی، ۲ شاخص کارایی و اثربخشی را نیز در بردارد و چون بهره وری تلفیقی از کارایی (درست انجام دادن کارها و یا انجام دادن درست کارها ) و اثربخشی (کارهای درست انجام دادن و یا انجام دادن کارهای درست) است.


ب-  متغیرهای مورد بررسی در قالب یک مدل مفهومی و شرح چگونگی بررسی و اندازه گیری متغیرها:


 نتیجه گیری

چنین نتیجه گیری شد که سرمایه فناوری اطلاعات و ارتباطات و نیز سرمایه انسانی ، تاثیر مثبت بر بهروری نیروی کار در اقتصاد ایران داشته است(نوروزیان قره تکان و همکاران،۱۳۹۰). بسیاری از شرکت های موفق در اواخر دهه ۱۹۸۰ به اهمیت سرمایه گذاری در امور اداری پی بردند. نتایج استقرار اتوماسیون اداری ، گویای افزایش بهره وری سازمان ها و تاثیراتی مثبت در امور شامل ، استفاده بهتر از نیروی کار توام با کاهش تعداد کارکنان ، افزایش بازده فردی پرسنل ، استفاده بهتر از زمان ، کیفیت بهتر مدیریت با تصمیم گیری بهتر و … می باشدکه بنیان سوم اقتصاد و مدیریت اطلاعات را تشکیل می دهد.(یزدانی و همکاران،۱۳۸۹) . در اکثر سازمانها به منظور ایجاد سرعت و دقت در مکاتبات گردش الکترونیکی اسناد مکاتباتی اعم از سند کاغذی ، فایل های کامپیوتری به اشکال مختلف و کاهش تدریجی حجم مکاتبات کاغذی و بسترسازی انجام مکاتبات الکترنیکی(paper less) و کاهش هزینه های مکاتباتی و مراسلاتی و حفاظت اسناد و مدارک و اطلاعات طبقه بندی شده از طریق برقراری نظام دسترسی به منظور کاهش آسیب پذیری و جلوگیری از افشاء غیرمجاز و حصول اطمینان از امنیت آرشیو اطلاعات دارای رده حفاظتی از  سیستم ارتباطات یا اتوماسیون اداری نموده اند .


منابع
۱- رحیمی کیا ، امین و قدم پور ، عزت اله و روشن زاده ، فاطمه (بهار و تابستان ۱۳۹۰). بررسی نقش بکارگیری اتوماسیون اداری در بهره وری کارکنان شهرداری خرم آباد . مدیریت شهری ، (۲۷) ،ص ۱۲۴-۹۹.
۲- نوروزیان قره تکان ، فاطمه و محمدی ، محمد علی و حسن نژاد ، مریم و سلطانی ، سحر (نیمه اول ۱۳۹۰) . بررسی اثرات سیستم های اتوماسیون اداری بر شاخص های بهره وری سازمان مطالعه موردی : سازمان مرکزی دانشگاه فردوسی مشهد . دانش و فناوری ، (۴) ، ص۱۵۴-۱۳۹.
۳- صرافی زاده ، اصغر و علیپور ، سمانه  (مرداد ۱۳۸۸) . بررسی تاثیر به کارگیری اتوماسیون اداری بر بهره وری منابع انسانی. مدیریت توسعه و تحول ،(۳) ،ص ۲۴-۱۷
۴- یزدانی ، امیرعباس و فلاح ماکرانی ، یاسر و حلاجیان ، ابراهیم (مرداد ۱۳۸۹) . بررسی تاثیر استقرار اتوماسیون اداری در کاهش هزینه ها با روش تحلیل نقطه سر به سر مطالعه موردی : صنایع چوب و کاغذ مازندران ، مدیریت توسعه و تحول ، (۵) ، ص ۵۶-۴۹
۵- شیخ بکلو ، سارا و صرافی زاده ، اصغر و تیمورنژاد ، کاوه (۱۳۹۱). بررسی تاثیر اتوماسیون اداری بر کارایی ، مدیریت توسعه و تحول ، (۹)، ص۵۸-۵۳
-۶Khaki, Gh, R. (1997). Understanding productivity management. Saye Nama Publication, Tehran (In Persian).
-۷Turban, E. (2004). “Information Technology for Management: Transforming  Business in the Digital Economy”. Fourth Edition, City University of HongKong

مولفین: مینا انصاری (دانشجوی فوق لیسانس مدیریت بازرگانی – مالی)
موضوع: مدیریت منابع انسانی
سال انتشار(میلادی): ۲۰۱۳
تهیه و تنظیم: پایگاه مقالات علمی مدیریت  www.SYSTEM.parsiblog.com