یکی از بزرگترین نگرانی ها برای کسب و کارهای کوچک و متوسط استفاده از زمان به بهترین شکل ممکن است. این موضوع میتواند برای بسیاری از افراد گیج کننده باشد که چگونه می‌توان به سرعت و با کمترین میزان اتلاف وقت تعداد زیادی وظیفه را در یک روز انجام داد. وقتی به پایان روز می رسیم نگرانی های زیادی داریم بابت کارهایی که فراموش کرده ایم و یا ایمیل هایی که فراموش کرده ایم که ارسال کنیم.
در این مقاله میخواهیم بررسی کنیم نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان یا CRM چگونه باعث صرفه جویی در زمان می شود. اگر با مفهوم CRM، اهمیت و مزایای CRM آشنا نیستید، مقالات «CRM چیست؟» و «نرم افزار CRM چیست؟» برای مطالعه پیشنهاد می گردد.
۱.نرم افزار CRM می تواند زمان تلف شده در جلسات را از بین ببرد
با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری ما به این واقعیت دست پیدا کرده ایم که مدت زمانی که صرف برگزاری جلسات و بررسی آنچه در جلسات رخ داده است می شود، به طور چشمگیری کاهش پیدا می کند. ما دیگر نیاز نخواهیم داشت تا بررسی کنیم که چه کسانی در جلسه حضور خواهند داشت و چه موضوعاتی قرار است در جلسه مورد گفتگو و بحث قرار بگیرد و اینکه چه نتایجی در جلسات گذشته به دست آمده است.
در حال حاضر ما با استفاده از نرم افزار CRM یک محل مرکزی داریم، جایی که هر تماس و ارتباط را می توان در آن مستند سازی کرد. ما میتوانیم براحتی وارد نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری بشویم و کلیه اطلاعات مربوط به هر شخص را با جزئیات کامل مشاهده کنیم و ما دیگر برای جمع آوری اطلاعات و بررسی آن نیازی به صرف زمان طولانی نداریم.
۲.نرم افزار CRM می تواند دوباره کاری را از بین ببرد
دوباره کاری یعنی انجام کارهای تکراری بیش از یک بار. از جمله مواردی که نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری می تواند به ما کمک کند زمانی است که با استفاده از آن می توانستیم مشتریانی که در چند ماه گذشته با استفاده از ایمیل با آن ها در تماس بودیم از مشتریانی که تاکنون ایمیلی برای آن ها ارسال نکرده ایم جدا کنیم تا به شکل تکراری برای آن مخاطبین ایمیل تکراری ارسال نشود. این از جمله ویژگی هایی بود که با استفاده از نرم افزار CRM توانستیم باعث صرفه جویی در زمان بشویم.
۳.نرم افزار CRM می تواند بی علاقگی و بی تفاوتی را از بین ببرد
گاهی اوقات در کسب و کارهای کوچک کارمند بخاطر تکراری شدن فرآیندهای فروش می توانند دلسرد و یا بی تفاوت بشوند. در حقیقت بی علاقگی کارمندان به کار تاثیر مستقیمی بر روی دلزدگی مشتریان از شرکت خواهد داشت. در حقیقت تیم فروش ما احساس دلسردی و بی انگیزگی نسبت به امور مشتریان خواهند داشت.
با استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری می توان یک حس رقابت و یک مسابقه دوستانه ایجاد کرد و می توانیم اهداف فروش خود را در قالب نمودارها و گراف ها مشاهده کنیم و میزان پیشرفت اعضای تیم فروش خود را تحت نظر داشته باشیم.
این ویژگی می تواند به هر یک از اعضای سازمان کمک کند تا خود را بخشی از تیم احساس کند و می تواند چگونگی پیشرفت خود را در مقایسه با فروش پرسنل دیگر مقایسه کند. واقعا چه تشویقی می تواند انقدر تاثیر گذار باشد ؟؟!
با استفاده از نرم افزار CRM هر شخصی می تواند میزان فعالیت و فروش اعضای تیم را مشاهده کند و اینکه چگونه و در چه زمانی و از طریق چه روشی بقیه اعضای تیم فعالیت های روزانه خود را اینجام می دهند. بدین گونه آنها برای انجام وظایف و کارهای روزمره در مدت زمان کمتر نرژی بیشتری خواهند شد و تمام تلاش خود را برای بهبود رتبه خود در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری و اینکه وظایف محوله را در مدت زمان کوتاه انجام بدهند خواهند کرد.
۴.نرم افزار CRM می تواند از بی نظمی ها جلوگیری کند
یکی از بزرگترین چالش هایی که امروزه با آن مواجه هستیم و باعث از رفتن زمان در شرکت ها می شود این موضوع است که ما چگونه می توانیم وظایفی را که در قبال مشتریان خود داریم را مدیریت کنیم . ما به طور روزانه و مداوم این مسئله را بررسی میکنیم که چه کارهایی را باید در چه زمانی و برای کدام یک از مشتریان خود انجام دهیم که بیشتر کسب و کارهای کوچک دارای این مشکل هستند .
تداخل وظایف و مسئولیت ها همواره به عنوان یک منبع اصلی در از دست رفتن زمان و تلف شدن انرژی شناخته شده است. زمانی که نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری بوجود آوردیم در تلاش آن بودیم که به طور کاملا شفاف و معلوم وظایف ، زمان انجام آن، چگونگی انجام آن و اینکه چه کسی مسئولیت انجام آن را بر عهده دارد تعیین شود و در نهایت ما توانستیم به تمامی اهداف خود از طریق سازماندهی همه این جزئیات در یک محل مرکزی به نام CRM برسیم.
۵.نرم افزار CRM می تواند هرج و مرج را از بین ببرد
هرج و مرج شباهت زیادی با بی نظمی دارد در حقیقت در کسب و کارهای امروزی هرج و مرج در اغلب موارد منجر به بی نظمی می شود. جدا از نقش مهمی که نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری در سازماندهی فعالیت های هر کسب و کاری دارد این مسئله بسیار مهم است که کاربران در استفاده از آن احساس راحتی داشته باشند و بتوانند به راحتی با آن ارتباط برقرار کرده و از آن براحتی استفاده کنند.
نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتری دارای ویژگی های زیادی هستند اما باید به گونه ای سازماندهی شده باشند که کاربران احساس آشفتگی در استفاده از آن نداشته باشند.
ما امیدوار هستیم که شما با این ۵ اصل که نقش اساسی در جلوگیری از اتلاف زمان دارد ، موافق باشید و ما همچنین امیدواریم که شما با این مسئله هم موافق باشید که هر چه زمان بیشتری را در اختیار داشته باشید می توانید کسب و کار بهتری داشته باشید.
ما همگی دوست داریم زمان بیشتری را برای انجام وظایف خود داشته باشیم ، پس اگر شما هم همین احساس را دارید پس شاید سرمایه گذاری در CRM بتواند در تحقق اهداف شما و بهبود کسب و کارتان تاثیر مستقیم داشته باشد.
منبع: تدبیرگران ماندگارل