از آنجا که افراد بسیار کمی وقتشان را برای درک صحیح معنای مذاکره و پیروی از اصول آن صرف می‌کنند، اغلب افراد،حتی مدیران فروش خوب، فاقد هنر مذاکره کردن هستند. اولین و بزرگ‌ترین خطا، سوء برداشت از معنی واژه «مذاکره» است.
وقتی از افرادی حاضر در کارگاه‌های آموزشی می‌پرسم معنی «مذاکره کردن» چیست جواب‌هایی مانند این را دریافت می‌کنم: «چقدر کالا در یک معامله می‌توانم به دست بیاورم»، «چقدر ارزان‌تر می‌توانم آن را بخرم». بسیاری از افراد مذاکره کردن را فرآیند به کارگیری تکنیک‌های ناراحت کننده برای طفره رفتن و پیروز شدن بر طرف مقابل می‌دانند و از نظر آنها موضوع اصلی مذاکره اغلب پیرامون قیمت و شرایط فروش است.
مذاکره کردن در زبان انگلیسی از negotiates که اسم مفعول negotiari لاتین است، اقتباس شده که معنای آن انجام کار تجاری است. درک این مفهوم آغازین بسیار مهم است، زیرا مشخص می‌کند هدف مذاکره، همفکری با طرف دیگر برای برای رسیدن به یک توافق جهت ادامه کار تجاری است.
با این وصف، رسیدن به قیمت پایین‌تر معنایی سخیف از مذاکره محسوب می‌شود. قیمت پایین‌تر باعث به وجود آمدن معامله بهتر نمی‌شود، فقط سود کمتری را عاید شما و شرکتتان می‌کند. هدف شما رسیدن به توافق درباره یک پروپوزال است و ارائه راهی که پیشنهادتان را ارزشمند کند. در واقع راه حلی که محصول یا خدمت شما ارائه می‌دهد، نقطه کانونی مذاکره است نه قیمت.
۱۰ قانون طلایی که همیشه و در همه مذاکرات چه ساده باشند چه پیچیده باید رعایت شوند، عبارتند از:
۱-خود را جای طرف مقابل بگذارید
برای موفقیت بیشتر در مذاکره یکی از بهترین ابزارها، همدلی است (EMPATHY) . همدلی به این معنا است که دنیا را از دریچه چشم طرف دیگر ببینیم . اینکه اگر ما به جای او بودیم چگونه به این موضوع خاص فکر می کردیم ؟ چه منافعی برای ما اهمیت داشت ؟ چه مواردی باعث نگرانی ما می شد؟ درچه صورت حس یک بازنده را داشتیم و در چه صورت احساس می کردیم برنده شده ایم ؟ گاهی نتایج به همین سادگی که ما فکر می کنیم نیستند مثلا ممکن است برای طرف مقابل شما پاسخگویی به رئیسش بسیار بحث مهمی باشد. بنابراین باید این نکته را کشف کرده و به آن توجه کنید و حتی کمکش کنید تا به دلایل قانع کننده ای برای رسیدن به توافق با شما یا عقد قرارداد با شرکت شما دست یابد( البته شایان ذکر است مهمترین عوامل تصمیم گیری در انسانها عوامل احساسی است که باید مورد توجه واقع شود) .به هرحال با نزدیک شدن بیشتر با مخاطب و توجه به گفته هایش می توانید به میزان زیادی به خواسته ها و نگرانی هایش پی ببرید و در نهایت با اعتماد سازی بیشتر به او کمک کنید تا با آسودگی خاطر با شما به توافق برسد.
۲-سوالهای خوب بپرسید و خوب گوش بدهید تا اطلاعات دقیق تری بدست آورید.
توصیه من به دوستان این است که در مذاکرات حدود ۷۰ درصد از وقتشان را گوش بدهند و فقط ۳۰ در صد حرف بزنند و برای اینکه جریان صحبت برای طرف مقابل روان تر صورت پذیرد باید با سوالات خوب و حرفه ای مسیر صحیحی به روند مذاکره بدهند. البته انواعی ازسوالات وجود دارد که مهمترین تقسیم بندی آنها سوالات بازو سوالات بسته است. در سوال باز به گونه ای پرسش می شود که جوابش نیازمند توضیح است و سوال بسته نیز سوالی است که جواب تک کلمه ای دارد که بیشترین تمرکز باید روی سوالات باز باشد و سوالات بسته در شرایطی خاص و برای جهت دادن به ذهن مخاطب برای رسیدن به منظوری خاص مطرح می شود. نوع دیگری از سوال پرسیدن حرفه ای وجود دارد که در NLP به آن “متا مُدل”می گویند که انشاءا… در فرصتی دیگر در مورد آن به تفصیل صحبت خواهیم کرد . به هر حال توجه به صحبتهای مخاطب برحجم اطلاعات شما می افزاید و باعث ایجاد حق انتخاب های متنوعی برای شما خواهد شد و با دانسته های جدید خود می توانید پیشنهادی قابل قبول تر ارائه نمایید.
۳-به منفعت های پنهان درپشت خواسته های مطرح شده توجه کنید.
خیلی وقتها افراد چیزهایی را به شکل یک خواسته مطرح می کنند که اگر عمیق تر به آن توجه کنید می توانید نیاز ها و خواسته هایی فراتر از آنچه به ظاهر مطرح شده را دریابید. مثلا ممکن است با صحبت با فردی که از شما درخواست حقوق بالاتری می کند متوجه شوید که الزاما نیاز مالی نداشته باشد و صرفا به دنبال احساس ارتقاء شغلی می باشد بنابراین شاید بتوانید از روش های دیگری که برای شرکت شما کم هزینه تر باشد این حس را ارضاء نمایید.
مثال معروفی در این زمینه وجود دارد : دو خواهر بر سر سهمشان از پرتقالی که مادرشان به آنها داده بود با هم بحث و دعوا می کردند تا اینکه درنهایت پس از صرف انرژی زیادی به این نتیجه رسیدند که عادلانه ترین کار این است که پرتقال را از وسط نصف کرده تا به هرکدام نصفی از آن برسد. خوب ، به ظاهر نتیجه منصفانه است اما به بقیه داستان توجه کنید …بعد از این کارُ یکی از خواهرها پوست پرتقالش را کند و نصف پرتقال سهمش را خورد و خواهر دیگر پوست پرتقال را برای درست کردن مربا برداشت وچون پرتقال دوست نداشت آن نیمه را به سطل آشغال انداخت .! در این مثال ساده می بینیم که اگر به جای توجه به ظاهر خواسته های طرفین، به منافع پنهان در پشت آن توجه می شد هر کدام از دو خواهر صاحب یک پرتقال کامل و یک پوست پرتقال کامل می شد . بنابراین در مذاکرات پوست پرتقال ها را پیدا کنید ، چیزهایی که برای طرف مقابل شما ارزش ندارد اما به کار شما می آید و بالعکس.
۴-بگذارید اولین پیشنهاد را طرف مقابل مطرح کند.
دانش قدرت می آفریند . تا حد ممکن شرایطی را فراهم آورید تا اولین پیشنهاد از سوی طرف مقابل صادر شود. هر چه بیشتر سوالهای حرفه ای بپرسید و هر چه بهتر گوش فرا دهید اطلاعات بیشتری کسب می کنید و بربستر این اطلاعات ، امکان ارائه پیشنهادی حرفه ای را فراهم می سازید . خیلی وقتها چیزی که شما انتظارش را دارید با چیزی که در ذهن طرف مذاکره می گذرد تفاوت های اساسی دارد . و ممکن است با بیان پیشنهاد خود فرصت را از دست بدهید .مثلا شما در حال عقد قرارداد با یک مشتری هستید و قرار است خدماتی به ارزش ۲ میلیون تومان ارائه کنید . در زمان صحبت بر سر قیمت مشتری تاکید داردکه حتما باید تخفیفی برایش در نظر گرفته شود. در این شرایط شما ممکن است فکر کنید دریک چنین معامله ای منظور مشتری از تخفیف حداقل ۲۰۰ هزار تومان (یا ۱۰ درصد از قرار داد) است در حالیکه اگر مثلا بگویید :” آقای وفائی ، ما قیمتها را منصفانه تعیین کرده ایم و مطمئن باشید خدماتی حرفه ای را ازما دریافت خواهید کرد ، با این حال منظور شما از تخفیف چیست ؟ و چه عددی مد نظرتان است ؟” در این حالت ممکن است مشتری به ۵۰ هزار تومان تخفیف اشاره کند که عملا با این کار ۱۵۰ هزار تومان به جیب شما برگشته است ( و البته گاهی ممکن است مشتری عددی بیشتر از عدد مورد نظر شما را درخواست کند ) به هر حال در چنین شرایطی بلافاصله به پیشنهاد مشتری با شگفتی و به اصطلاح ، یکه خوردن ! پاسخ دهید و به گونه ای عکس العمل نشان دهید که گویی چیز عجیب و غریبی از شما خواسته اند! و گرنه مشتری احساس می کند باید امتیاز بیشتری از شما می گرفت (البته رفتاری توام با ادب و مهربانی داشته باشید). بنابراین تا حد ممکن در مقابل اینکه شما اولین پیشنهاد دهنده باشید مقاومت کنید تا خود را از کسب امتیازات بیشتر محروم نسازید
۵-تک بعدی برخورد نکنید و خود را برای ارائه پیشنهادهای جدید آماده سازید
پیشنهاد من این است که قبل از هر مذاکره هدف نهایی و مطلوب مذاکره را بشناسید و آن را برای خود و همگروهی هایتان (اگر به صورت گروهی مذاکره می کنید) مشخص کنید . تا حد ممکن هدف شما باید واضح ، قابل اندازه گیری ، قابل دستیابی و منصفانه و اصولی باشد. البته شکی نیست که باید برای رسیدن به هدف خود ساختارهایی کلی را درنظر بگیرید اما یادتان باشد خیلی وقتها در زمان مذاکره و باگوش سپردن به حرفهای طرف مقابل امکان ایجاد پیشنهاد هایی تازه وجود دارد که منافع طرفین را پوشش می دهد . بنابراین ذهن خود را در زمان مذاکره باز نگه دارید و به تناسب اطلاعاتی که ازطرف مقابل دریافت میکنید آماده طراحی بسته های پیشنهادی جدید باشید . ایجاد راه حل های متنوع امکان رسیدن به توافق را افزایش می دهد و از انجماد مذاکرات جلوگیری می کند.
۶- به این نکته توجه کنید که اگر مذاکره به نتیجه مطلوب نرسد شما چه جایگزین هایی دارید
سالها پیش عنوانی به نام ( BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreementاز سوی یکی از متخصصین مذاکره مطرح شد و اساسا این دیدگاه را ایجاد کرد که در مذاکرات به جای داشتن خط کف ( مثلا حداقل قیمتی که حاضرم بفروشم یا حداکثر قیمتی که حاضرم بخرم ) که ذهن انسان را به روی اطلاعات و داشته های جدید می بندد، باید آخرین توافق مطرح شده درمذاکره را با جایگزینی که ازقبل به آن اندیشیده ایم (BATNA) مقایسه کنیم و ببینیم کدامیک برای ما جذاب است . شما پیش از حضور در هر جلسه مذاکره ای باید به این فکر کنید که اگر در جلسه مذکور به توافق مطلوب نرسید چه جایگزین هایی دارید؟مثلا کسی که در حال فروش خانه اش است باید از پیش به این فکر کند که اگر با آخرین پیشنهاد مطرح شده از سوی مشتری فعلی موافقت نکند آیا BATNAی مناسبی دارد؟ آیا مشتری دیگری هم قصد خرید دارد ؟ آیا ملکش را اجاره خواهد داد ؟آیا آن را می کوبد و به جایش آپارتمان سازی می کند؟.. و بر اساس جواب بدست آمده برای قبول یا رد توافق نهایی تصمیم بگیرد. به هر حال باید پیش از هر مذاکره ای خود را برای آن مذاکره آماده کنید تا بتوانید بهترین نتایج ممکن را بدست آورید.
۷-احساس برنده بودن را در طرف مقابل ایجاد کنید
در بازی مذاکره نه تنها باید تفکر برنده –برنده حاکم باشد ، بلکه باید کاری کنید که طرف مذاکره برنده بودن را احساس کند. در تفکر برنده –برنده اولین اصل احترام متقابل است . پس از آن باید به دنبال زمنیه های مشترک بگردیم و به خواسته ها و نگرانی های خودمان و طرف مقابل توجه کنیم و با ذهن باز و مثبت راه حل هایی پیدا کنیم که هردو طرف از آن منتفع شوند و ازسویی دیگر ، فضایی را ایجاد کنید که طرف مقابل احساس برنده بودن را در زمان مذاکره و به خصوص در پایان آن با تمام وجودش لمس کند . اینگونه، یک مذاکره حرفه ای و اصولی به حفظ و توسعه روابط طرفین نیز کمک خواهد کرد.
۸.همیشه شروع کننده مذاکره باشید.
هرکسی که کنترل آغاز مذاکره را در دست داشته باشد تا انتها مذاکره را اداره خواهد کرد. بنابراین همیشه شما شروع کننده باشید. اگر اجازه دهید طرف دیگرآغازکننده مذاکره باشد، بدون آنکه خودتان هم متوجه شوید در اغلب موارد کنترل مذاکره را از دست می‌دهید. برای مثال وقتی شما از طرف مقابل می‌پرسید بودجه در نظر گرفته شده برای پروژه چقدر است شما به او اجازه داده‌اید که مذاکره را شروع کند. بعد از آن به جای یافتن بهترین راه حل، زمانتان را صرف تعقیب اعدادی که او می‌گوید، میکنید.
وقتی اعداد خارج از توافقنامه که روی تصمیم موثر هستند، مرا به خود مشغول می‌کنند، حتی اگر شده بحث را قطع می‌کنم تا از اینکه طرف دیگر کنترل نقطه شروع را در دست داشته باشد، اجتناب کنم. به نظر عجیب می‌آید؛ ولی در تعاملات همیشه نقطه شروع اهمیت زیادی دارد. مثلا یک بار یکی از مشتریانم می‌خواست شرایط پیشنهادش را پیشاپیش بیان کند. مودبانه به او گفتم «ببخشید، از شما سپاسگزارم که می‌خواهید به من بگویید چه کاری می‌توانید انجام دهید و می‌خواهم یک لحظه به من وقت بدهید تا ابتدا چیزی را که برای کار مشترک در نظر دارم بیان کنم. اگر از نظر شما اشکالی در آن وجود داشت آنگاه لطفا به من بگویید. این کار به من اجازه می‌دهد که نقطه شروع را در کنترل بگیرم.»
۹.همیشه مذاکرات را مکتوب کنید.
بسیاری از فروشندگان حرفهای را دیده‌ام که در بحث و کار روی شرایط یک توافقنامه مرتکب اشتباه می‌شوند و ایده‌هایشان را بدون اینکه هرگز تبدیل به توافقنامه‌ای مکتوب شود، بیان می‌کنند؛ اما به یاد داشته باشید که هدف از مذاکره رسیدن به یک موافقتنامه رسمی مکتوب است، نه داستان تعریف کردن یا صرف وقت برای گفت‌وگو کردن. من از اولین لحظه‌ای که پروپوزال را ارائه می‌کنم به مدارکی که پیش روی مشتری نوشته شده است، ارجاع می‌دهم. این موضوع تمام نکات موافقتنامه را شامل و برای مشتری به صورت واقعی اجرا می‌شود. دلیل وجودی مذاکره،نوشته شدن همین اسناد است به علاوه صرف زمان برای گفت‌وگو‌های غیر ضروری. اگر همزمان با مذاکره، توافقنامه را بنویسید، وقتی که تصمیم خرید قطعی شد، آماده‌اید که بلافاصله آن سند مکتوب را برای امضا به طرف مقابل ارائه بدهید.
۱۰.همیشه خونسرد باشید.
روی میز مذاکره می‌تواند صورت جلسه، غرور و احساسات وجود داشته باشد. مذاکره‌کنندگان بزرگ می‌دانند در حالی که بقیه افراد حاضر در جلسه دیوانه وار در حال سرمایه‌گذاری روی منافع شخصی و احساسی بی‌فایده هستند، چگونه باید خونسردی خود را حفظ، فضا را مدیریت و راه‌حل ارائه کنند. فریاد کشیدن، عصبانی شدن، نام افراد را آوردن و آنها را مقصر جلوه دادن ممکن است احساس خوبی به شما بدهند؛ اما چنین رفتارهایی هنگامی که مشغول مذاکره هستید سودی برای شما نخواهند داشت. هنگامی که بقیه افراد حاضر در جلسه احساساتی می‌شوند، خونسرد باشید و از منطق برای مذاکره و پایان دادن به بحث استفاده کنید
بگذارید برای روشن تر شدن اصول مطرح شده به یک نمونه ساده و واقعی از مذاکرات خودم اشاره کنم:
سالها پیش از من دعوت شده بود که برای دانشجویان نمایندگی یک کالج خارجی تدریس کنم . همه موارد به خوبی پیش رفته بود و در بخش های مختلف به توافق رسیده بودیم تا اینکه مدیر موسسه وارد بحث مالی شد و گفت :”خوب آقای وفائی، بفرمایید که برای هر ساعت آموزش چه مبلغی را در نظر بگیریم ؟”من پاسخ دادم : ” پیشنهاد و شرایط موسسه شما چیست ؟ “(اصل شماره۴) ایشان در جواب گفتند : ” راستشرا بخواهید ما مبالغ مختلفی را به اساتید پرداخت می کنیم اما نهایتا به اساتیدی که مدرک دکترا دارند ساعتی ۷هزار تومان حق التدریس می دهیم ” خوب تا اینجا من اطلاعات پایه را به دست آورده بودم ( اصل شماره ۲) من در پاسخ اشاره ای به عدد مورد نظر خودم کردم که ساعتی ۱۰ هزار تومان بود و به عکس العمل آقای مدیر توجه کردم. ایشان فرمودند : ” اما آقای وفائی ، چنین پرداختی برای مجموعه ما امکان پذیر نیست ” و وقتی دلیلش را پرسیدم در ادامه گفتند :”مسئله این است که اگر ما چنین مبلغی را به شما پرداخت کنیم بقیه اساتید هم همین انتظار را از ما خواهند داشت و…” از مجموع پیام های غیر کلامی و کلامی وی متوجه شدم که نگران است که مجموع هزینه های موسسه اش بالا برود و خیلی نگران پرداخت موردی به من نیست بنابراین به این فکر کردم که اگر من به جای او بودم چه می کردم ( اصل شماره ۱) وپس از چند دقیقه گفتگو به این نتیجه رسیدم که جایی برای افزایش مبلغ حق التدریس وجود ندارد . باید به تمام جنبه های این موضوع فکر می کردم ، به هر حال تدریس در چنین مکانی از لحاظ اعتباری برای من ارزش داشت و ضمنا تجربه جدیدی هم به شمار می رفت و از طرفی اگر به فرض ، اصرار می کردم که عدد مرا بپذیرند و عدد آنها را قبول نمی کردم ممکن بود مذاکره بدون نتیجه بماند و من درآن زمان و برای آن ساعات کاری، جایگزین مناسب تری نداشتم ( اصل شماره ۶) بنابراین به این فکر کردم که باید بار دیگر به منافع طرفین نگاه کنم و دقت کنم و ببینم که دقیقا چه می خواهم و چگونه می توانم آن را به دست آورم ؟( اصل شماره ۳) خوب، منفعت من در این بود که از ارتباط با این مجموعه ، هم اعتبار بیشتری بدست آورم ، هم به تجربه ام اضافه شود و هم از سویی با توجه به اینکه تعداد ساعت های آموزشی بالا بود،سود مالی نسبتا خوبی نصیبم شود . موارد اول و دوم را به هر حال بدست می آوردم و اما برای کسب سود مالی بیشتر باید پیشنهاد جدیدی را آماده می کردم سپس نکته ای به ذهنم رسید و از ایشان پرسیدم : ” آقای مهندس ، اگر اشتباه نکنم زمانهای زیادی پیش می آید که بعضی کلاس ها خالی می ماند ؟ درست است ؟ “و ایشان جواب دادند : “بله آقای وفائی ، این مسئله زیاد پیش می آید ” بر اساس این پاسخ و با اندیشیدن به اینکه استفاده از فضای کلاس هزینه خاصی را به موسسه تحمیل نمی کند پیشنهاد کردم که گاهی بتوانم ازکلاس های خالی برای برگزاری آموزش های خصوصی استفاده کنم و عواید حاصله برای خودم باشد و درعوض من هم با همان قیمت پیشنهادی آنها همکاری کنم. (اصل شماره ۵) این پیشنهاد حساب شده پس ازکمی مکث و بررسی از سوی طرف مذاکره مورد قبول واقع شد ودر پایان با یادآوری اینکه در نهایت ایشان به خواسته شان رسیدند(اصل شماره ۷) هردوی ما به منافع مورد نظر و نتایج دلخواه رسیدیم و مذاکره به خوبی پایان یافت و منجر به عقد قرارداد گردید .
چند ماه بعد ، پس از اتمام دوره و برآورد درآمد های حاصله به این نتیجه رسیدم که با این روش سود مالی بیشتری (نسبت به درخواست اولم) نصیبم شده است.ضمنا این مسئله منجر به همکاری های بیشتر با آن مجموعه گردید.
بنابراین با توجه به نکات مطرح شده تلاش کنید تا از هر مذاکره های بهترین نتایج ممکن را بدست آورید، البته نتایجی که نفع طرفین در آن لحاظ شده و باعث تقوبت روابط فیمابین گردد.